チームオンコロジーとは

J-TOPメンター・チューター規定

J-TOP Mentor / Tutor Provision (Terms & Conditions)

J-TOPメンター・チューター規定

序文

J-TOPは2002年よりJMEが始まったことにより、MDアンダーソンがんセンター（以下、MDA）留学経験者がJ-TOPチューターとしてその運営と発展に貢献してきました。2008年より日本側もより積極的にJ-TOPの運営に参加したいとJ-メンター制度が開始されました。また、2012年よりJ-TOPフレンズプログラムが開始され様々な課題をクリアし、2014年より現行の制度となりました。その間、日本側のJ-TOP運営における役割は増し、J-TOPフレンズよりメンターとなる方も複数輩出され、これまでにない盛り上がりを見せています。

ワークショップ参加者は1,000人を超え、JME経験者だけでも100人以上となりました。J-TOPは2001年からの歴史があり多くのメンバーを抱える組織であるため、現在ある程度のルールをもってJ-TOPを運営して行くことが求められています。また、J-TOPフレンズやinternational tutorの役割が増すとともに、その教育プログラムの必要性が明らかとなりました。

本規定は、改めてJ-メンターおよびJ-チューター・J-TOPフレンズの役割と名称を定義し直すとともに、international tutorについても教育プログラムとして定義、役割、メリットを明示するものです。これにより、各J-TOPメンバーが自身の役割、参加することのメリットを理解し、より積極的にJ-TOPと関わっていくことの助けとなることを期待しています。

ただし、この規定はJ-TOPメンバーの活動を制限したり義務を与えたりするものではありません。J-TOPメンターやチューターは、熱意を持ってがん医療者の教育を行っています。したがって、候補となった際にはメンターやチューターとしてJ-TOPに参加することが期待されています。しかしながら、J-TOPへの参加の仕方は様々であって構いません。仕事や家庭の事情で、ワークショップへの参加が難しい場合や、掲示板の回答が難しい時期があっても構いません。そのときに可能な範囲でJ-TOPとの関わりを持ち続けて頂きたいと思います。そして、またワークショップやその他のJ-TOPの活動に参加したいと思ったときには、いつでも戻ってきてください。J-TOPはそのような懐の深い組織であることを忘れないで欲しいと思っています。

1. J-メンター
1.1. 定義：J-メンターとは
「がんの臨床・教育・研究におけるリーダー（中核）であり、人材の育成にコミットする」
  1. キャリアでの成功を目指し、EBMの推進に努力、他の人をインスパイアし、影響力を与えることができる
  2. J-TOPに所属していることにプライドをもち、その未来をいつも思索している
  3. メンターとして、「EBM、リーダーシップ、コミュニケーション」の推進にコミットする
  4. メンターとしてがん医療従事者のロールモデルになることを心がける
1.2. 役割
  1. ワークショップの企画運営に参画し、またワークショップのメンターとしてプログラムに関与する
  2. チューターをリードし、先頭に立ってコミュニケーションをとる
  3. マッチングしたチューター候補に対して次期WSまでのCDPシート作成をサポートする。具体的には月1回程度のface-to-faceもしくはwebでのメンタリングを行う
  4. マッチングしたチューター、チューター候補の疑問や相談には一生にわたって答え、サポートしなければならない
  5. マッチングしたチューターからのメールには2日以内に返信しなければならない
  6. J-TOPの企画と運営に関与し、掲示板などへの積極的な書き込みをおこなう
1.3. アプリケーション
  1. 応募資格：J-チューターとして1回以上（すなわち通算2回以上）ワークショップに参加している
  2. 臨床・研究・教育での活動実績について英語で提出する（下記）
    1. ① CV
    2. ② 業績（論文、研究発表）
    3. ③ チーム医療に関する活動実績
      （例：雑誌、新聞でのとりあげ、院内での委員会立ち上げ、患者会での活動など、どのような形でもよい）
    4. ④ Unique activity （チーム医療に限らず、おこなってきた仕事、活動のアピール）
    5. ⑤ 小論文「J-TOPのビジョン（未来）と私の役割」現状の課題と問題点、そして将来に向けての私の提言（英語：A４一枚程度）を提出
      提出先：J-TOP事務局（secretariat@teamoncology.com）
  3. J-メンター承認条件：J-メンターの承認・決定は、執行委員会（Executive Committee）によって行われる。応募時期は通年とし、当該年のワークショップの4ヶ月前までに承認されたJ-メンターはワークショップにメンターとして参加する。
2.J-チューター
2.1.定義：J-チューターとは
「がんの臨床・教育・研究において、メンターのサポートのもとJ-TOPの活動や人材の育成にコミットする」
  1. キャリアでの成功を目指し、EBMの推進に努力し、実践することができる
  2. J-TOPに所属していることにプライドをもち、チューターとして活動に参加できる
  3. メンターのサポートのもと、「EBM、リーダーシップ、コミュニケーション」の推進にコミットする
2.2.役割
  1. メンターのサポートのもと、ワークショップの企画運営に参画し、またワークショップのチューター（WSチューター）として参加者をファシリテートする
  2. チューターとして、日本の将来の臨床、管理、教育、研究などを担う各分野でのリーダーとして、継続的にJ-TOPの活動へ参加することによりJTOPプログラムのミッションとビジョンを促進する
  3. 選抜された年度の3年後の地域に根ざしたチームオンコロジーセミナーを実行委員として主催する
  4. メンターのサポートのもとJ-TOPの企画に関与し、掲示板などへの積極的な書き込みをおこなう
2.3.メリット
  1. チューター候補として選抜されると、JME候補となることができる
  2. チューター候補として、マッチングしたUSメンターおよびJ-メンターよりCDPシートが完成するまでサポートを受けることができる （JMEについてはMDACC留学中のメンタリングを含む。J-メンターとは月1回以上のface-to-faceまたはwebでのメンタリングを行う）
  3. マッチングしたメンターから、キャリアやチーム形成等についての疑問や相談に一生にわたってサポートを得られる
  4. J-メンターにアプライすることができる
2.4.候補の選抜
  1. 選抜方法：ワークショップの参加者から、下記の観点からチューター候補を選抜される。（選考基準の詳細については別途定める）[AS2]
    • Team Oncology Programの理念と使命に対し強い関心を寄せている
    • 他者の貢献を承認するなどのリーダーシップスキルを備えている
    • 多職種協働プログラムの概念を理解している
    • アクティブリスニング、アサーティブネスなどの包括的なコミュニケーションスキルを備えている
  2. 下記を満たした候補は正式にJ-チューターとして認められる
    1. ①JMEに参加し、CDPシートを完成し、候補として選抜された翌年のワークショップにチューターとして参加する
    2. ②USメンター、J-メンターのサポートのもと、候補として選抜された翌年のワークショップまでにCDPシートを完成し、マッチングしたメンターより推薦を受ける。また、ワークショップにチューターとして参加する
    3. ③J-チューターの役割を理解し、積極的にJ-TOPに関わる意思がある
  3. J-チューターの承認条件：ワークショップ開催月の前の執行委員会で上記条件を満たしたチューター候補はJ-チューターとして認められる
2.5.その他（暫定処置含む）
  1. 日米のJ-TOP共同議長は当該年のワークショップ終了2ヶ月後を目安に、チューター候補1人に対し、J-メンター1人とUSメンター1人を割り当てる
  2. チューター候補と選抜されJMEに参加しなかったものは、選抜後数年間は再度参加者としてワークショップに参加することができる。参加費の減免はないが、応募書類は簡素化される。参加者として再度チューター候補およびJME候補となる権利を有する
  3. WSチューターとしてワークショップに2回以上参加した現J-TOPフレンズは、本人の希望を確認しJ-チューターとすることができる。その場合、マッチングしたメンターは次回WSまでにCDPシート完成をサポートする
  4. 2.2の役割については2018年度選抜の候補（JME2019およびJ-TOPフレンズ2019）より適用する
  5. 2.4の選抜方法については2020年度の選抜より適用する
3.I-メンター （International mentor）
3.1.定義：I-メンターとは

1.1 定義と同様1）-4） 1.1. 1）-4）と同様5）出身国においてJ-TOP参加者ならびにJ-TOPに関心のある医療者のサポートを行う

3.2.役割

1）-5） 1.2. 1）-5）と同様 但し、チューターはI-チューターを指す6）Project ECHO ONEの運営においてI-チューターをサポートし、各国におけるECHOメンターとの調整を行う

3.3.アプリケーション

1）-3） 1.3. 1）-3）と同様 但し、チューターはI-チューターを指す

3.4.その他（暫定処置）
  1. 現International tutorはI-メンターにアプライするにあたり、先に希望するUSメンターおよび/またはJ-メンターをマッチングし、CDPシートを作成する。CDPシートの作成とI-メンターへの応募は並行して行うことを可能とするが、I-メンターとしての承認はCDPシートを作成しメンターからの推薦を受けることを必須とする
4.I-チューター （International tutor）
4.1.定義：I-チューターとは
2.1 定義と同様1）-3）
2.1. 1）-3）と同様
4.2.役割
1）-2） 2.2. 1）-2）と同様 但し、チューターはI-チューターを、国は出身国を指す。
3）希望するものはProject ECHO ONEの一員として企画運営に参画し、アジアの架け橋として活躍する
4）出身国においてJ-TOP参加者ならびにJ-TOPに関心のある医療者のサポートを行う
4.3.メリット
  1. 2.3.2）と同様 但し、メンターはI-メンターを指す。マッチングするメンターは（希望する場合はJ-メンターも可
  2. USメンターよりリーダーシップについての講義、CDPについての講義、MBTIについての講義を受けることができる[AS3]
  3. -4）2.3.3）-4）と同様 但し、メンターはI-メンターを指す
4.4.候補の選抜
  1. 2.4.1）と同様
  2. 2.4.2）②③と同様 但し、メンター、チューターはI-メンター、I-チューターを指す
  3. 2.4.3）と同様 但し、メンター、チューターはI-メンター、I-チューターを指す
4.5.その他（暫定処置含む）
  1. 2.5.1）と同様 但し、メンター、チューターはI-メンター、I-チューターを指す。割り当てられるメンターはJ-メンターでも良い
  2. I-メンターが稼働していない現状においては1）についてUSメンターのみのマッチングを可とする
  3. 2.5.5）と同様
5.付記
  1. 5.1 2020年3月17日素案作成
  2. 5.2 本規定は2020年10月1日より施行する

J-TOP Mentor / Tutor Provision

Introduction

Since the start of the Japanese Medical Exchange (JME) program in 2002, medical professionals who have studied at MD Anderson Cancer Center (MDA) have been contributing to the Japan Team Oncology Program (J-TOP) management and development.

In 2008, the Japanese side-initiated J-Mentorship with the desire to participate more actively in J-TOP management. The J-TOP Friends program was launched in 2012, and after resolving several issues, it became the current program in 2014. In the meantime, the roles and responsibilities for the Japanese side in J-TOP management increased, and several members of J-TOP Friends have been promoted to mentors. J-TOP activities have increased to an unprecedented level.

More than 1,000 professionals have participated in J-TOP workshops, and the number of professionals who have experienced the JME program has reached more than 100. Since J-TOP has grown into an organization with a large number of members starting from 2002, the current need is for a certain level of rules for its management. Also, the increasing role of Friends and International Tutors (I-tutors) and the need for their educational programs have become apparent.

This provision redefines the roles and responsibilities and the designations of J-mentors, Tutors, and Friends, and provides additional definitions for International Tutors within an education program, and clarifies the roles, responsibilities, and benefits. Hopefully, this provision will assist J-TOP members to understand their roles and responsibilities and the benefits of program participation to encourage more proactive engagement with J-TOP.

However, this provision does not limit or obligate J-TOP members to do so; J-TOP mentors and tutors have been passionately engaged in education for cancer treatment professionals, and selected candidates are expected to participate in J-TOP as mentors and tutors in non-restrictive but flexible fashions. J-TOP understands that at certain times members may be unable to fully participate in workshops due to job and family circumstances or unable to reply to bulletin posts. Members can continue to be involved with J-TOP to the extent possible at that time. Members are always welcomed back for participating in workshops and other J-TOP activities whenever possible. Please remember that J-TOP is an understanding organization.

October 1, 2020
Akihiko Shimomura MD, Ph.D., Joyce Neumann, Ph.D., APRN
J-TOP co-chair

1. Japanese Mentor(J-Mentor)
1.1. Definition: J-Mentor
“A leader (core staff) in the field of clinical practice, education and research on cancer who commits himself/herself to cultivate member resources of the Japan Team Oncology Program (J-TOP)” and who:
  1. Seeks success in his/her career, strives to promote evidence-based medicine (EBM), inspires others, and can confer influential power.
  2. Commits to be a member of J-TOP and always considers the organization’s future.
  3. Commits to the promotion of “EBM, leadership, and communication” as a mentor.
  4. Functions as a mentor and a role model for cancer treatment professionals.
1.2. Roles and responsibilities
  1. Participates in workshop planning and management and engage himself/herself in relevant programs as a workshop mentor.
  2. Guides tutors and takes the lead in communicating.
  3. Supports the Career Development Plan (CDP) sheet prepared for the matched tutor candidates until the next workshop: Specifically, provides face-to-face or online mentoring on monthly basis.
  4. Provides answers for questions and consultations raised by the matched tutors and tutor candidates for lifelong support.
  5. Replies to an email from the matched tutors within two days of receipt.
  6. Engages himself/herself in J-TOP planning and management and posting messages and information proactively on the J-TOP bulletin board, etc.
1.3. Application
  1. Eligibility: Candidates should have experience participating in a workshop at least once as a J-mentor (i.e., participating at least twice in his/her career).
  2. Candidates should submit documents containing performance history in clinical practice, research, and education fields in English (see below for requirements).
    1. (a) CV
    2. (b) Accomplishments (scientific papers and research presentation)
    3. (c) Performance history in team medicine
      (This can be done in any form, for example, in a magazine or newspaper, by setting up a team-medicine committee within a hospital, or activities in a patient advocacy group.)
    4. (d) Unique activities (appealing points of jobs and activities engaged in the past, not only limited to team medicine)
    5. (e) A short essay titled “Future vision of J-TOP and my role in the program,” which should contain personal proposals for current challenges and issues to be addressed for program future (English: on one A4-size sheet of paper). Please submit to the J-TOP office (fueki@teamoncology.com).
  3. Mentor application conditions: A mentor shall be selected and approved by the Executive Committee. The application period will be year-round, and mentors approved at least four months before the workshop in that year will participate in the workshop as mentors.
2.Japanese Tutor (J-tutor)
2.1. Definition: J-Tutor

“A staff in the field of clinical practice, education, and research on cancer who commits himself/herself under a mentor’s support to cultivating J-TOP member resources” and who:

  1. Seeks success in his/her career, makes efforts to promote EBM, and can bring such efforts into practice.
  2. Commits to be a member of J-TOP and can engage in activities as a tutor.
  3. Commits to promoting “EBM, leadership and communication” under the mentor’s support.
2.2. Roles and responsibilities
  1. Participates in workshop planning and management under a mentor’s support and participates in workshops as a workshop tutor.
  2. Promotes the mission and vision of the J-TOP program as a tutor through continued participation in J-TOP activities as a leader of his/her responsible field in clinical practice, administration, education, and research for the future of Japan.
  3. Leads a community-based team oncology seminar three years after the year selected as an executive committee member.
  4. Participates in J-TOP planning under a mentor’s support and posts messages and information proactively on the J-TOP bulletin board, etc.
2.3. Benefits
  1. Applicant may also have the chance to become a JME candidate if selected as a tutor candidate.
  2. Applicant can receive support as a tutor candidate from a matched US-mentor and J-mentor until the CDP sheet is completed (JME also includes mentoring during studying at MD Anderson . Either face-to-face or online mentoring with J-mentor will be provided at least once a month).
  3. Applicant can receive lifelong support from the matched mentor for questions and advice on career and team formation, etc.
  4. Applicant can also apply for J- mentor.
2.4. Candidates selection
  1. Selection method: Potential tutors will be selected from workshop participants based on the following:
    • Have a strong interest in the philosophy and mission of the Team Oncology Program.
    • Have leadership skills such as recognizing the contributions of others.
    • Understand the concept of the program for collaboration of multiple occupations.
    • Have comprehensive communication skills such as active listening and assertiveness.
  2. Candidates who satisfy the following will be officially accepted as a J-tutor:
    1. (a) Participates in JME, completing the CDP sheet and participating as a tutor in the workshop the year following selection as a candidate.
    2. (b) With the support of US-mentors and J-mentors, completes the CDP sheet by the next year’s workshop in which selected as a candidate, and receives a recommendation from a matching mentor. The candidate also participates in workshops as a tutor.
    3. (c) Understands the roles and responsibilities of the J-tutor and is willing to proactively participate in J-TOP.
  3. J-Tutor approval condition: Tutor candidates who satisfy the above requirements will be accepted as a J-tutor at the Executive Committee meeting held before the month of the workshop.
2.5. Others (including temporary dispositions)
  1. The US-JAPAN J-TOP co-chair assigns one J-mentor and one US mentor to each tutor candidate approximately two months after the end of the workshop in that year.
  2. After selection as a participant, any candidate who was selected as a tutor but did not participate in JME can participate in a workshop for the next couple of years. Such a candidate will be given neither reduction nor exemption from the participation fee; however, the level of document requirements will be reduced. Candidates are eligible to reapply as a participant for tutor candidates and the JME program.
  3. A current J-TOP Friend who participated at least twice in a workshop as a tutor can become a J-tutor after confirming that they have the desire to do so. In that case, the matched mentor will support the completion of the CDP sheet by the next workshop.
  4. The roles and responsibilities specified in Section 2.2 become effective from the fiscal 2018 candidate selection (JME for 2019 and J-TOP Friends for 2019).
  5. The selection method specified in Section 2.4 becomes effective from the fiscal 2020 selection.
3.International Mentor (I-mentor)
3.1. Definition: I-Mentor
1)-4) The same as 1.1. 1)-4)
5) Supports J-TOP participants as well as medical professionals who are interested in J-TOP activities including any affiliated workshops, conferences, or ECHO-One projects
3.2. Roles and responsibilities
1)-5)The same as 1.2. 1)-5). Note: Tutor means I-Tutor.
6) To support I-tutors in Project ECHO ONE management and coordinate with ECHO mentors in each country.
3.3. Application
1)-3) The same as 1.3. 1)-3). Note: Tutor means I-Tutor.
we include a Japan and or US Mentor letter of recommendation.
Also, a Future Vision of the JTOP Essay should include specific goals relating to their country in the growth of their program and improving patient care.
3.4. Others (temporary dispositions)
  1. Before the application for I-mentor, a current I-tutor should ask for a match with the US-mentor and/or J-mentor he/she wishes, and a CDP sheet should be prepared. The mentor application can be filed during the CDP sheet preparation; however, I-mentor approval requires the CDP sheet completion and recommendation from the mentor.
4. International Tutor (I-tutor)
4.1. Definition: I-Tutor
The same as 2.1.
1)-3)The same as 2.1. 1)-3).
4.2. Roles and responsibilities
  1. To participate in workshop planning and management under a mentor’s support and facilitate workshop participants as a workshop tutor.
  2. To promote the mission and vision of the J-TOP program as an I-tutor through continued participation in J-TOP activities as a leader of his/her responsible field in clinical practice, administration, education, and research for the future of Asia.
    1)-2) The sane as 2.2. 1)-2). Note: Tutor means I-Tutor. Country refers to his/her country.
  3. Upon a voluntary request, to participate in planning and management as a member of Project ECHO ONE and to work as a bridge among Asian nations.
  4. To support J-TOP participants as well as medical professionals who are interested in J-TOP in his/her country.
4.3. Benefits
  1. The same as 2.3.2). Note: Mentor means I-Mentor. Matching with J-mentor is possible when requested.
  2. Applicant can attend lectures from the US-mentor on leadership, CDP, and MBTI.
  3. -4) The sane as 2.3.3)-4). Note: Mentor means I-Mentor.
4.4. Candidate selection
1) The same as 2.4.1).2) The same as 2.4. 2) (a)(b).
Note: Mentor and Tutor mean I-Mentor and I-Tutor, respectively.
3) The same as 2.4.3).
Note: Mentor and Tutor mean I-Mentor and I-Tutor, respectively.
4.5. Others (including temporary dispositions)
1) The same as 2.5.1). Note: Mentor and Tutor mean I-Mentor and I-Tutor, respectively. Assigning J-mentor is possible when requested.2) Since the I-mentor system has not yet been initiated, only one US mentor is matched for 1).
3) The same as 2.5.5).
5. Supplement notes
5.1 The draft provision was prepared on April 14, 2020
5.2 This provision becomes effective from Oct 1, 2020

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